ProcessAI powered by QUANTO & HDP – KI-basierte Prozessautomatisierung in SAP

Prozessautomatisierung in SAP ist unser tägliches Brot. Mit künstlicher Intelligenz und einem besseren Verständnis von Daten lassen sich nun ganz neue Wege gehen und klassische Optimierungshürden überwinden. Welche Hürden das sind, welche Potenziale sich eröffnen und wie sie sich mit der neuen Lösung ProcessAI powered by QUANTO & HDP und dank Künstlicher Intelligenz heben können, darum geht es in diesem Beitrag.

Bevor wir uns aber mit der Prozessautomatisierung in SAP unter der Zuhilfenahme einer KI befassen, hier noch ein paar grundlegende Überlegungen und etwas Basis-Know-how.

Warum Prozesse optimieren?

Um die Rentabilität eines Unternehmens zu erhöhen, gibt es prinzipiell zwei Möglichkeiten: Entweder die Produktivität steigern oder die Kosten senken. Da die meisten Unternehmen nun mal an ihre Geschäftsmodelle gebunden sind und sich nicht ständig neu erfinden können, ist das Mittel der Wahl, um eines oder auch beide Ziele zu erreichen, die Optimierung der Geschäftsabläufe. Egal, worum es dabei im Einzelnen geht, als IT- und SAP-Berater kümmern wir uns daher im Endeffekt fast immer darum, die Geschäftsprozesse unserer Kunden zu verschlanken, zu beschleunigen und im Ergebnis zu verbessern. Standardisierung und Automatisierung sind hierzu die besten Hebel. Betrachten wir im Folgenden aber das Thema Prozessautomatisierung in SAP einmal näher.

Regelbasierte Prozesse

Ein zentraler Ansatz im Business Process Automation (BPA) ist die Verwendung regelbasierter Automatisierungen. Die Idee ist simpel: Alle Prozesse, die sich als Wenn-Dann-Verknüpfung bzw. -Funktion darstellen lassen, lassen sich prinzipiell auch automatisieren. Zumindest wenn sich die Bedingungen eindeutig definieren lassen.

• Geht eine E-Mail mit bestimmten Betreff ein (A, Rechnung), muss sie von einem bestimmten Fachbereich bearbeitet werden und wird daher an (B, Finance) weitergeleitet.
• Ist ein Lagerbestand von 5 erreicht (A), muss der Bestand aufgestockt werden, wozu eine Bestellung beim Lieferanten ausgelöst werden muss (B).

Die meisten von uns kommen im Berufsalltag mit solchen regelbasierten Automatisierungen regelmäßig in Kontakt. Ein Klassiker sind die Regeln für das Management des Posteingangs in Outlook – oder das untenstehende Beispiel eines E-Mail-Marketing-Workflows.

Aber natürlich gehen die Anwendungsmöglichkeiten im Bereich BPA weit darüber hinaus und über die Verkettung von Wenn-Dann-Funktionen lassen sich auch wesentlich komplexere Geschäftsprozesse abbilden.

Voraussetzungen für die Prozessautomatisierung in SAP

Das ist allerdings nicht trivial und es gilt, einige technische und organisatorische bzw. strukturelle Kriterien erfüllen:

Technische Voraussetzungen

Für die technische Realisierung ist neben der Regelhaftigkeit vor allem entscheidend, dass eindeutige Daten für die Verarbeitung vorliegen. Im obigen Beispiel der Nachbestellung muss also in einem Warenwirtschaftssystem der Bestand nach einer eindeutigen Konvention geführt sein. Daten müssen also digital und strukturiert vorliegen. Daraus ergibt sich aber bereits eine der größten Hürden für eine durchgängige Automatisierung von Prozessen, da in vielen potenziellen Anwendungsbereichen die Daten dokumentenbasiert übermittelt werden und daher im Anschluss erst aufbereitet werden müssen. Um im Beispiel zu bleiben, der Lagerbestand sinkt erst dann, wenn ein Kommissionierer manuell die Produkte auf seinem Auftrag aus dem System bucht.     

Strukturelle Voraussetzungen

Der Prozess muss standardisiert und eindeutig sein. Um im Beispiel zu bleiben, bei der Kommissionierung können Lagerbestände nur auf eine Art & Weise aktualisiert werden und die mitgelieferten Informationen machen eindeutig klar, welche Menge aus welchem Lagerplatz für welchen Auftrag entnommen werden muss.  

Wirtschaftliche Voraussetzungen

Es muss sich schlicht lohnen, einen Prozess zu automatisieren. Das heißt, die Investition in die Automatisierung muss deutlich unter dem, dadurch erreichten Einsparpotenzial liegen. Das ist in der Regel nur der Fall, wenn der Prozess im Alltag eine hohe Frequenz und ein hohes Volumen hat, sich also häufig in einem engen Intervall wiederholt. Ein Klassiker wäre die Gehaltsabrechnung in einem Konzern oder die Verarbeitung von Bestellaufträgen im Großhandel. Im Gegensatz dazu, hätte die einmalige Plausibilitätsprüfung von 4.000 Kontaktdaten zwar ein hohes Volumen, eine Automatisierungslösung wäre aber sicherlich wesentlich teurer als die Auslagerung an eine projektbezogene Hilfskraft.

Klassische Hürden bei der Prozessautomatisierung in SAP

Gerade im Bereich der Unternehmensorganisation, aber auch im Einkauf, der Logistik und im Personalwesen sind viele der wiederkehrenden Prozesse zudem stark dokumentenbezogen. Für die Automatisierung eine echte Herausforderung. Dabei geht es nicht so sehr um die Extraktion der Daten, OCR-Lösungen liefern hier immer bessere Ergebnisse. Problematischer ist dabei vielmehr …

• die Übertragung der Daten aus dem Quellsystem ins Zielsystem,
• die Prüfung und Bewertung der Daten auf formale Korrektheit sowie inhaltliche Richtigkeit,
• und schließlich die Ableitung von Entscheidungen in Abhängigkeit von den Werten der Daten.

In der Regel kommt man bei Geschäftsprozessen wie wir sie aus dem Recruiting, der Personalplanung, dem Bestellmanagement, der Auftragsverwaltung oder dem Beschwerde-Management kennen nicht ohne ein hohes Maß an menschlicher Interaktion aus. Auch wenn die Daten vorliegen, müssen Mitarbeiter sie eben pflegen und bewerten.

Übersicht der Automatisierungshürden

Zusammenfassend hat man es also mit einer Reihe von allgemeinen und projekt-/unternehmensabhängigen Herausforderungen zu tun: 

• Prozesse sind nicht transparent bzw. ist nicht präzise beschrieben
• Prozesse sind nicht standardisiert bzw. es gibt zu viele Prozess-Varianten und zu viele Abweichungsmöglichkeiten
• Keine eindeutigen Regeln oder nur eingeschränkt – es gibt zu viel Ermessensspielraum
• Zu viele Ausnahmen für den Prozess
• Wirtschaftlichkeit / Business Value ist nicht messbar
• Volumen & Frequenz sind nicht hoch genug
• Daten liegen nicht digital vor und sind nicht strukturiert
• Fehlende Schnittstellen zwischen Systemen
• Menschliche / Manuelle Interaktion nötig

Robotic Process Automation

Der Bot, sprich die Software, ahmt dabei menschliches Handeln nach. D.h. er loggt sich etwa in die Nutzeroberfläche zweier Programme ein und überträgt dann Daten vom Programm A in Programm B oder extrahiert Daten aus einem Dokument und pflegt sie in einem anderen System wieder ein. Solche RPA-Funktionen sind beispielsweise auch Bestandteil von Microsoft Power Automate oder dem SAP Automatisierungsservice „SAP Build Process Automation“. SAP Build Process Automation ergänzt das Automatisierungstool „SAP Intelligent RPA“ u.a. um ein effizientes, systemübergreifendes Workflowmanagement. So lassen sich Automatisierung realisieren, die auch hochkomplexe Prozesse abbilden können. Neben einfachen Wenn-Dann-Verzweigungen mit wenigen Ebenen und einer Datenquelle lassen sich so auch stark verzweigte Automatismen realisieren, die unterschiedlichste Datenquellen in den unterschiedlichsten Arbeitsschritten produktiv einbinden können und über diverse Konditionen recht granular ausgesteuert werden können.

Solche Tools lösen also das Problem der Übertragung von Daten aus Quell- in Zielsysteme, erleichtern so die Automatisierung von system- oder anwendungsübergreifenden Geschäftsprozessen. Allerdings gilt weiterhin, das Daten weitestgehend strukturiert vorliegen müssen und der Umgang mit ihnen nur regelbasiert erfolgen kann.

Next Step – KI für die Prozessautomatisierung in SAP

Hier gehen wir gemeinsam mit unserem Partner HDP Management Consulting nochmals einen Schritt weiter. Für eine End-to-End Automatisierung von Geschäftsprozessen in SAP haben wir die Lösung ProcessAI powered by QUANTO & HDP entwickelt. ProcessAI kombiniert in einer Lösung eine KI-Plattform, Schnittstellen zu SAP, intelligente Business-Logik und eine nutzerfreundliche UI, um die Möglichkeiten einer datenbasierten Prozessoptimierung voll auszuschöpfen.

ProcessAI bietet damit zahlreiche Vorteile für die Prozessautomatisierung in SAP:

1. Automatisierte Datenerfassung & Datenzuordnung: Das Tool kann unterschiedliche Informationen unabhängig vom Format aus verschiedenen Dokumentenquellen (wie beispielsweise PDFs, E-Mails, Excel-Tabellen und gescannten Dokumenten) extrahieren und den vorhandenen Objekten in SAP korrekt zuordnen. Dies ermöglicht die automatisierte Erfassung von Daten.
2. Datenvalidierung und -bereinigung: ProcessAI kann die extrahierten Daten auf Vollständigkeit und Genauigkeit überprüfen. Unstimmigkeiten oder Fehler in den Daten können erkannt und korrigiert werden, bevor sie in SAP eingegeben werden, was die Datenqualität verbessert.
3. Integration: Schnittstellen zu SAP (Rest-Aufrufe) erlauben die automatische Übergabe der Daten in SAP-Prozesse aber auch die Anlage von neuen Datensätzen oder den Abgleich gegen Bestandsdaten. Dies verringert die Notwendigkeit manueller Dateneingabe und reduziert das Risiko von Fehlern.
4. Workflow-Automatisierung: ProcessAI ermöglicht die Automatisierung von End-to-End-Geschäftsprozessen, einschließlich der Datenverarbeitung in SAP. Dies kann flexibel in einem Workflow-Editor gesteuert und angepasst werden.
5. Skalierbarkeit und Geschwindigkeit: Unser Tool kann große Mengen von Dokumenten und Daten in kurzer Zeit verarbeiten, was die Effizienz steigert und die Bearbeitungszeiten verkürzt.
6. Eskalations- und Ausnahmemanagement: In automatisierten Workflows lassen Ausnahmeszenarien definieren. Wenn die KI eine Ausnahme oder ein Problem erkennt, kann das System den Prozess an entsprechende Personen zur manuellen Überprüfung und Bearbeitung eskalieren. Dies gewährleistet, dass sich selbst komplexere Prozesse automatisieren lassen, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Damit erweitert ProcessAI das Spektrum für Prozessautomatisierungen in SAP auch auf die Vielzahl an Anwendungsfällen, bei denen unstrukturierte Daten die Basis sind und die zuvor von Mitarbeitern einzeln bearbeitet werden mussten:

Gleichzeitig geht ProcessAI in Punkto Schnelligkeit und Effizienz so auch deutlich über die Fähigkeiten bisheriger Automatisierungsansätze in SAP hinaus.

Mehrwert durch ProcessAI powered by QUANTO & HDP

Vorteile im operativen Tagesgeschäft

Die KI-gestützte Prozessoptimierung bietet auf unterschiedlichsten Ebenen und für unterschiedlichste Unternehmensziele zahlreiche Vorteile:

Gesteigerte Effizienz und Zeitersparnis:

Die Automatisierung reduziert schlicht den Bedarf an menschlicher Arbeitskraft im Arbeitsablauf. So lässt sich ein viel höheres Volumen an Aufträgen verarbeiten – ohne dass die Personalkosten steigen. Darüber hinaus gewährleisten sie die präzise Verarbeitung von Daten (auch unstrukturierter), wodurch kostspielige Fehler und daraus resultierende Korrekturaufwände vermieden werden. Die Effizienzsteigerung, die durch die kontinuierliche Verfügbarkeit der Automatisierung gewährleistet ist, minimiert zudem Ausfallzeiten und erhöht die Produktivität. So können Unternehmen schließlich auch ihre Ressourcen besser nutzen und vorhandene Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben verlagern.

Höhere Genauigkeit / weniger Fehler:

Durch die Integration von Künstlicher Intelligenz in den automatisierten Prozessablauf lassen sich wie geschildert auch hoch komplexe Datenerfassungs- und Verarbeitungsaufgaben präzise und fehlerfrei ausführen. Die KI kann Muster und Ausnahmen in den Daten erkennen und so sicherzustellen, dass die Richtigkeit der Informationen gewährleistet ist. Darüber hinaus ist ProcessAI in der Lage, kontinuierlich dazuzulernen und sich an veränderte Datenstrukturen anzupassen. Dies trägt nicht nur dazu bei, Fehler zu verhindern, sondern verringert auch Anpassungsaufwände. Effizienz und Produktivität der Prozesse steigen damit auch über den Produktlebenszyklus hinweg. Und schließlich wirkt sich dies auch positiv auf die Kundenzufriedenheit aus, wovon auch andere Unternehmensbereiche und Aufgabenfelder, etwa im Kundensupport profitieren.

Deutliche Kosteneinsparungen:

Natürlich gilt es immer den konkreten Einzelfall zu betrachten und natürlich auch jede Bewertung auf Basis verlässliche Kennzahlen vorzunehmen. ABER: Ohne sich zu weit aus dem Fenster zu lehnen, ermöglicht die KI-basierte Prozessoptimierung durch die genannten Mehrwerte Effizienz- & Zeitgewinn, höhere Genauigkeit und verbessertes Kundenerlebnis in der Regel eine deutliche Reduzierung der Ausgaben bzw. eine Freisetzung für andere Investitionen. Mit der Einführung von ProcessAI für SAP-Systeme wird diese Reduzierung auch sofort wirksam – langwierige Schulungen und Einarbeitungszeiten entfallen ja gänzlich – sodass in kürzester Zeit der Break Even erreicht wird.

Beispiel: Verarbeitung von Bestellbestätigungen
(150.000 Dokumente; manueller Aufwand 90 Sekunden, automatisiert 25 Sekunden; Transaktionskosten/Aufruf: 0,50 Euro, Arbeitgeberbrutto: 66.550,- Euro/Mitarbeiter – Wachstumsszenario: 200.000 Dokumente)

Strategische Vorteile

Fast alle oben genannten Vorteile lassen sich – entsprechende Tools im Controlling vorausgesetzt – eindeutig messen, so dass sich betriebswirtschaftliche Auswirkungen klar beziffern lassen. Über diesen unmittelbaren, messbaren Nutzen hinaus, eröffnet der Einsatz von KI in Datenverarbeitungsszenarien in SAP aber noch andere, mittelbare Vorteile insbesondere bei strategischen Unternehmensherausforderungen.

• Durch eine KI-basierte Verarbeitung von Daten stellen die entsprechenden Prozesse kein Bottleneck mehr für die Entwicklung eines Geschäftsfeldes dar. Eine Situation, in der ein Unternehmen eine neue Dienstleistung nicht einführen wird, weil Personalkosten zu hoch sind und die nötigen Mitarbeiter fehlen, um die dahinterliegenden Prozesse abzubilden oder Prozesse erst durch langwierige Iterationen optimiert werden müssen, bis sie wirtschaftlich sind, kann kaum noch eintreten.
• KI-basierte RPA-Systeme sind zudem äußerst skalierbar. Sie können problemlos auf sich verändernde Arbeitslasten und Unternehmensanforderungen, neue Märkte oder sich verändernde Kundenbedürfnisse angepasst werden, und das eben ohne erhebliche Investitionen in zusätzliche personelle Ressourcen zu tätigen oder lange Entwicklungszyklen und hohe Implementierungskosten. Diese Skalierbarkeit ermöglicht es Unternehmen, schneller auf Wachstumschancen zu reagieren.
• In vielen Branchen gibt es zudem einen akuten Mangel an qualifizierten Fachkräften. KI-basierte Prozessoptimierung hilft Unternehmen, dieses Problem zu bewältigen, indem sie routinemäßige Aufgaben automatisieren und menschliche Ressourcen für komplexere, kreative und strategische Aufgaben freisetzen. Dies steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und ermöglicht es Unternehmen, trotz Fachkräftemangels wettbewerbsfähig zu bleiben.

KI-basierte Prozessautomatisierung in SAP – ein Fazit

Die Notwendigkeit und den wirtschaftlichen Nutzen, Prozesse so weit wie möglich zu automatisieren, bestreitet sicherlich niemand. Im SAP-Kontext können wir mit unserer Lösung ProcessAI powered by QUANTO Solutions & HDP Management ab sofort auch Prozesse vollständig digital abbilden und automatisieren, die zuvor ein hohes Maß an manuellem Aufwand benötigten und so ein Hindernis für die Geschäftsentwicklung dargestellt haben.

Interessieren Sie sich für das Thema und die Lösung, dann kontaktieren Sie uns gerne.

Oder schauen Sie auch bei unserem Partner HDP Management vorbei und schauen sich die Lösung im Detail an: Purchase-to-pay Prozess in SAP automatisieren!