Teil 1: Flexibler Workflow als strategisches Thema
In vielen Unternehmen wirken Freigabeprozesse im Einkauf oder Vertrieb wie kleine Zahnräder – oft übersehen, aber entscheidend für das reibungslose Funktionieren der Gesamtmaschine. Ob Kundenauftrag, Bestellung oder Lieferantenrechnung: Freigaben entscheiden über Geschwindigkeit, Verbindlichkeit und letztlich über wirtschaftlichen Erfolg. Dennoch sind genau diese Prozesse häufig unnötig starr, intransparent und schwer anpassbar. Der klassische SAP-Standardworkflow ist technisch anspruchsvoll, wenig flexibel und vor allem nicht intuitiv für Fachbereiche.
Hier setzt der Flexible Workflow in SAP S/4HANA an – ein Werkzeug, das Prozesse verschlankt, Anwender entlastet und Transparenz schafft. Er ist keine rein technische Neuerung, sondern ein strategischer Hebel für mehr Agilität im Unternehmen. Was ihn so besonders macht: Er bringt die Prozesssteuerung zurück in die Hände der Fachbereiche, ohne dabei die Kontrolle der IT zu verlieren. Und er erlaubt eine Konfiguration, die ohne Programmierkenntnisse auskommt – ganz im Sinne moderner IT-Architekturen.
Freigaben bremsen den Materialfluss
Im operativen Tagesgeschäft der Logistik zählt jede Minute: Bestellungen müssen raus, Aufträge freigegeben, Liefertermine eingehalten werden. Doch in vielen Unternehmen sind Freigabeprozesse starr an zentrale Strukturen gebunden – oft an Rollen aus der Aufbauorganisation (PPOME).
Was das in der Praxis bedeutet:
- Eine Bestellung für dringend benötigtes Ersatzteil hängt fest, weil die zuständige Leitung im Urlaub ist.
- Für neue Lagerprozesse muss ein temporäres Projektteam Freigaben erteilen – doch die SAP-Struktur kennt dieses Team nicht.
- Um Freigaben kurzfristig zu ändern, muss die IT eingebunden werden.
Im klassischen Workflow:
Zuständigkeiten werden im System fest codiert – etwa über Benutzerrollen, Positionen oder Organisationsstrukturen.
Temporäre Teams oder kontextabhängige Logik (z. B. ab bestimmtem Wert oder Materialgruppe) lassen sich kaum ohne technische Änderungen abbilden.
Flexibilität fehlt – Änderungen sind langwierig und fehleranfällig.
Die Lösung im Flexiblen Workflow:
Mit der Fiori-App „Teams und Zuständigkeiten (F2412)“ können Freigabeteams flexibel gepflegt und zugewiesen werden – unabhängig von der Aufbauorganisation. Zuweisungen können regelbasiert erfolgen, z. B. abhängig vom Bestellwert oder Projekttyp.
Kleine Änderungen werden zum IT-Projekt
In der Logistik ändern sich Anforderungen schnell – z. B. durch Lieferengpässe, saisonale Schwankungen oder geänderte Budgetgrenzen.
Doch klassische SAP-Workflows sind schwerfällig: Änderungen benötigen technische Pflege, Transporte, Testing – und vor allem IT-Kapazitäten, die meist knapp sind.
Typisches Szenario:
- Der Schwellenwert für Investitionsfreigaben soll temporär auf 30.000 € gesenkt werden.
- Vertreter sollen automatisch übernehmen, wenn jemand länger als 48 h nicht reagiert.
- Lieferanten mit strategischer Priorität sollen Sonderregeln erhalten.
Im klassischen Workflow:
Änderungen erfordern meist Anpassungen im Business Workflow Customizing, in Events oder Container-Logik.
Dazu sind technisches Know-how, Transportaufträge und Tests nötig.
Business-Abteilungen können selbst nichts anpassen – jede Änderung ist ein Mini-IT-Projekt.
Die Lösung im Flexiblen Workflow:
Freigaben, Schwellenwerte und Genehmiger-Regeln werden direkt in der Fiori-App „Manage Workflows“ gepflegt, ganz ohne ABAP oder Transportwesen. Änderungen sind sofort wirksam und durch Key User durchführbar.
Fehlende Prozesstransparenz
Ein häufiger Frust in der Logistik: Eine Lieferung verzögert sich, doch niemand weiß genau, wo der Freigabeprozess steckt. Der Einkauf fragt beim Lager nach, das Lager fragt bei der Leitung. Es folgt ein Hin und Her von E-Mails, Screenshots und Rückrufen. Es entsteht ein intransparentes Wirrwarr von Kommunikationskanälen und Zuständigkeiten.
Im klassischen Workflow:
Der Status eines Workflows ist nur über technische Transaktionen oder Workflow-Logs (z. B. SWIA, SWI1) nachvollziehbar – meist nur durch die IT.
Für Fachbereiche ist kein einheitliches Monitoring vorhanden.
Wer den aktuellen Stand sucht, muss manuell nachforschen.
Die Lösung im Flexiblen Workflow:
Über die App „My Inbox (F0862)“ haben alle Beteiligten sofortigen Zugriff auf ihre Aufgaben.
Statusanzeigen und Verläufe sind im Fiori Launchpad sichtbar, auch für Nicht-IT-Nutzer.
Das steigert nicht nur die Transparenz – sondern auch die Eigenverantwortung im Prozess.
Mobile Bearbeitung ist bisher die Ausnahme
Gerade in der Logistik arbeiten viele Entscheider mobil: im Lager, auf der Fläche, bei Lieferanten oder auf Dienstreise.
Doch der klassische SAP-GUI ist nicht mobilfähig – Genehmigungen sind an den Desktop gebunden.
Im klassischen Workflow:
- Zugriff erfolgt nur über SAP GUI (z. B. Transaktion SBWP).
- Keine native mobile Nutzung, keine Push-Benachrichtigungen, keine Webfähigkeit.
- Folge: Entscheidungen verzögern sich – oft über Tage.
Die Lösung im Flexiblen Workflow:
Mit der Fiori-App „My Inbox“ können Aufgaben orts- und geräteunabhängig erledigt werden – per Tablet, Smartphone oder Browser.
Push-Nachrichten, Reminder und E-Mail-Benachrichtigungen sorgen für schnelle Reaktion – und bessere Termintreue in der Lieferkette.
Zusammengefasst bedeutet das:
| Problem im Alltag | Klassischer Workflow | Flexibler Workflow |
| Temporäre Projektteams als Genehmiger | Nur über Strukturänderung in SAP | Über App „Teams & Zuständigkeiten“ |
| Schwellenwerte oder Sonderregeln anpassen | Nur über Customizing & IT-Projekt | Direkt über Fiori – durch Fachbereich |
| Status einer Bestellung prüfen | Nur mit IT-Zugriff (SWIA etc.) | Direkt einsehbar im Launchpad |
| Mobil genehmigen | Nicht möglich | Ja, mit Inbox-App & Benachrichtigungen |
Teil 2: Flexibler Workflow – So gelingt die Umsetzung
1. Vorbereitung und Analyse
Die Einführung beginnt mit einer strukturierten Analyse: Welche Dokumenttypen benötigen Freigaben? Wie viele Freigabestufen sind sinnvoll? Gibt es Sonderfälle oder branchenspezifische Anforderungen (z. B. Investitionsgenehmigung in der Logistik)? Welche Personen oder Teams sollen Entscheidungen treffen – und wie dynamisch sind diese Strukturen?
Diese Fragen sollten in enger Abstimmung mit den Fachbereichen geklärt werden, bevor technische Einstellungen erfolgen.
2. Technische Voraussetzungen schaffen
Bevor flexible Workflows in SAP S/4HANA produktiv genutzt werden können, müssen einige grundlegende technische Voraussetzungen erfüllt sein. Die wichtigste Grundlage ist die Systemversion: Erforderlich ist mindestens SAP S/4HANA Release 1809 FPS01, empfohlen wird jedoch 1909 oder höher, da hier die Fiori-Integration deutlich stabiler und umfassender implementiert ist.
Ebenfalls notwendig ist ein aktives Fiori Launchpad mit den relevanten Kacheln – insbesondere „Manage Workflows“ und „My Inbox“ –, über die die Konfiguration und Bearbeitung der Workflows erfolgt.
Ein weiterer zentraler Schritt ist die Aktivierung der jeweiligen Workflowszenarien, auf denen alle Arten von flexiblen Workflows basieren. Diese technischen Szenarien müssen mandantenspezifisch aktiviert werden, da sie andernfalls nicht in den entsprechenden Apps zur Verfügung stehen.
Am Beispiel der Einkaufsbestellung zeigt sich das Prinzip besonders klar:
Hier lautet das technische Szenario WS00800238, das über den Pfad
SPRO → SAP NetWeaver → Business Workflow → Flexible Workflow → Scenario Activation
oder alternativ über die Transaktion SWF_CRACT aktiviert werden kann.
Wichtig zu wissen:
Ohne die Aktivierung des jeweiligen Szenarios sind die zugehörigen Workflows im System zwar vorhanden, aber in der App „Manage Workflows“ nicht sichtbar – und somit auch nicht konfigurierbar.
3. Benutzerpflege & Geschäftspartnerintegration
Für die Nutzung flexibler Workflows ist es zwingend erforderlich, dass alle beteiligten Nutzer in SAP S/4HANA auch als Geschäftspartner angelegt sind. Das System verlangt diese Verknüpfung, da nur so eine einheitliche Identifikation der Workflow-Teilnehmer möglich ist.
Die Voraussetzungen dafür sind schnell zusammengefasst: Zunächst erfolgt die Nutzeranlage über die Transaktion SU01. Anschließend muss der Benutzer der BP-Rolle „Mitarbeiter“ (BUP003) zugeordnet werden. Damit die Zuordnung im System aktiv wird, ist zusätzlich eine Synchronisation über den Report /SHCM/RH_SYNC_BUPA_FROM_EMPL durchzuführen.
Praxis-Tipp:
Wenn ein Nutzer in der Zuweisungsliste der Workflow-App nicht auftaucht, liegt das fast immer an einer fehlenden Geschäftspartnerverknüpfung. In diesem Fall sollte die Synchronisation geprüft und ggf. erneut angestoßen werden.
4. Rollen & Berechtigungen
Damit Fachbereiche eigenständig Workflows konfigurieren oder Genehmigungen erteilen können, ist eine präzise Zuweisung von Rollen und Berechtigungen unerlässlich. Nur mit den richtigen Berechtigungsobjekten und Rollenprofilen lassen sich Funktionalitäten wie die Konfiguration oder Bearbeitung von Workflows vollständig und sicher nutzen.
Typischerweise kommen dabei folgende Rollen zum Einsatz:
- SAP_BR_MANAGER – für Genehmigungen
- SAP_BR_PURCHASER, SAP_BR_SALES_REP – für objektbezogene Prozesse wie Einkauf oder Vertrieb
- SAP_BR_WORKFLOW_CONFIGURATOR – für die technische Konfiguration von Workflows
Auf technischer Ebene müssen außerdem bestimmte Berechtigungsobjekte freigegeben sein. Dazu gehört S_SERVICE für OData-Zugriffe, etwa im Zusammenhang mit der App „My Inbox“ (IWPGW/TCODETASKPROCESSING), sowie S_WF_WI, S_USER_GRP und S_RFC für systemseitige Workflow-Kommunikation.
Nicht zuletzt erfolgt der Zugriff auf zentrale Anwendungen wie „Manage Workflows“, „My Inbox“ und „Teams und Zuständigkeiten“ ausschließlich über das Fiori Launchpad – die entsprechenden Zugriffsrechte müssen dort explizit gesteuert werden.
5. Fiori-Setup und OData-Services
| App | OData-Service |
| My Inbox | /IWPGW/TASKPROCESSING |
| Manage Workflows PO | WORKFLOWTASK, WSRUNTIME |
| Teams und Zuständigkeiten | WORKFLOW_TEAM_SRV |
6. Unterstützung durch Beratung & Change Enablement
Gerade bei Systemlandschaften mit bestehenden klassischen Workflows oder vielen Standorten empfiehlt sich hier die Einbindung erfahrener Berater – sie unterstützen mit ihrer Erfahrung bei der Szenarioauswahl, der Einführung, technischen Aktivierung, der nachfolgenden Konfiguration sowie der begleitenden Schulung und Nutzerakzeptanz.
Teil 3: Fazit
Vorteile gegenüber dem klassischen Workflow und Grenzen
Trotz aller Vorteile gibt es jedoch auch Einschränkungen:
- Keine vollwertige Ad-hoc-Genehmigung: Spontane Änderungen während der Laufzeit sind nur eingeschränkt möglich.
- Komplexe Sonderfälle (Eskalationen, Bedingungen) erfordern weiterhin Erweiterungen via BAdIs.
- Ohne Fiori nicht nutzbar: Der Workflow lebt von der Fiori-Technologie – klassische GUIs sind nicht kompatibel.
- Parallele Nutzung mit klassischen Workflows erfordert saubere Koordination.
Planen Sie die Einführung schrittweise und konsolidieren Sie klassische Workflows, sobald der Flexible Workflow etabliert ist.
Der Flexible Workflow ist ein Schlüssel zur digitalen Reife
Der Flexible Workflow in SAP S/4HANA ist mehr als ein neues Werkzeug – er ist ein Katalysator für moderne, digitale Prozessgestaltung im Einkauf und Vertrieb. Er erlaubt es Unternehmen, ihre Abläufe schnell, transparent und benutzerfreundlich zu steuern – ohne ständige Eingriffe der IT oder langwierige Transporte. Wer seine Freigabeprozesse zukunftsfähig gestalten will, sollte den Flexiblen Workflow als integralen Bestandteil seiner IT-Strategie betrachten.
