Auslandsgeschäfte: Sanktionslisten Prüfen & Strafen Vermeiden
Sanktionslisten prüfen ist bei Auslandsgeschäften unumgänglich – zum Schutz des eigenen Geschäftes, der Einhaltung geltenden Rechts und zur Bekämpfung von internationalem Terrorismus.
Im Zusammenhang mit Internationalisierung und Globalisierung hatten wir bereits über die Relevanz von Transliteration von Geschäftsdaten (Partner, Kunden, Lieferanten, etc.) berichtet. Dies kann beispielsweise über die Stammdatenverwaltung in SAP – SAP Business Partner erfolgen, z.B. in den Sprachen Chinesisch, Arabisch, Russisch, Koreanisch oder Japanisch.
In diesem Artikel von QUANTO Solutions erfahren Sie, was Sanktionslisten genau sind, wann und wie man diese am besten prüft und welche Besonderheiten es dabei zu beachten gilt.
Was sind Sanktionslisten
Zunächst handelt es sich bei einer Sanktionsliste um ein offizielles Verzeichnis von Personen, Gruppen, Waren, Unternehmen und Organisationen, gegen die wirtschaftliche und/rechtliche Einschränkungen vorliegen.
Als bekanntes Beispiel kann hier Osama bin Laden und das Al-Qaida-Netzwerk nach den Terroranschlägen vom 11. September 2001 genannt werden.
Durch die Unterbindung von Bewegungen, finanziellen Transaktionen, Handel, geschäftlichen Beziehungen und der Nutzung von Ressourcen soll der Terrorismus bekämpft werden.
Sanktionslisten Prüfen: Wer, Wann, Wie
Lassen Sie uns zunächst erörtern, wer überhaupt rechtlich zur Prüfung gegen Sanktionslisten verpflichtet ist, wann diese erfolgen sollten und welche Optionen es zur Umsetzung gibt.
Wer ist zur Prüfung Verpflichtet?
Alle Unternehmen, die weltweite Auslandsgeschäfte tätigen, sind zum Überprüfen von Sanktionslisten verpflichtet. Auslandsgeschäfte inkludieren Import und Export von Waren sowie weitere Außenwirtschafts- und Handelsbeziehungen.
Die beiden wichtigsten Datenbanken sind dabei die der UN (United Nations Security Council Consolidated List) und der USA (OFAC – Office of Foreign Assets Control).
EU & Deutschland
In der EU liegt eine Verordnung vor, welche sich auf eine Resolution des UN-Sicherheitsrates bezieht. Ganz genau handelt es sich hierbei um die sogenannte EU Sanktionsliste, “a consolidated list of persons, groups and entities subject to EU financial sanctions.”
Unternehmen sind dazu verpflichtet, ihre Geschäftsbeziehungen gegen diese Common Foreign & Security Policy (CFSP Liste) zu prüfen, um sich nicht strafbar zu machen.
Wann sollte geprüft werden?
Eine Prüfung von allen beteiligten Personen und Unternehmen erfolgt idealerweise vor Abschluss von Verträgen, idealerweise sogar im Rahmen des Erstkontaktes.
Dies kann folgende Stellen betreffen:
- Lieferanten
- Kunden
- Mitarbeiter
- Finanz- und Logistikpartner: Banken, Spediteure,
- Versicherungs-Partner
- Weitere
Die Nichtbeachtung dieser Sanktionslisten ist im Sinne des Außenwirtschaftsrechts strafbar.
Unser Tip
In der Regel prüfen Unternehmen wie folgt:
- Stammdaten – mindestens 1 Mal pro Monat
- Neue Datensätze bzw. Änderungen – laufend
- Datennutzung (z.B. für Angebot) – laufend
Wichtig: Auch wenn die Daten in den Sanktionslisten keine Treffer erzielen, so muss mittels Prüfprotokoll nachgewiesen werden können, dass die Prüfung erfolgte.
Wie sollte die Prüfung erfolgen
Gerade bei Geschäftspartnern, Kunden oder Lieferanten mit Geschäftsdaten in nicht-lateinischen Schriften wie Chinesisch, Japanisch, Russisch, Koreanisch, Arabisch oder Hebräisch spielt hierbei die Transliteration eine wichtige Rolle.
Sanktionsprüfungen können in Unternehmen über eine Software-Lösung erfolgen oder manuell über die jeweiligen offiziellen Stellen.
Neben den gängigen Sanktionslisten der UN, USA und EU, gibt es auch länderspezifische Sanktionslisten. Hier zwei Beispiele:
Die unterschiedlichen Formate können zum manuellen Abgleich genutzt werden (PDF, HTML) bzw. zur Einbindung in eigene System-gestützte Prüfungen von Sanktionen (XML), zum Beispiel in SAP.
In Ländern, deren Sprachen nicht-lateinische Schriftzeichen nutzen, kommt erschwerend hinzu, dass eine entsprechende Umschrift zur Kommunikation und zum Abgleich der Sanktionslisten benötigt wird. Was bedeutet das genau? Lassen Sie uns dies gemeinsam erörtern.
Herausforderungen der Sanktionslisten-Prüfung
Ausländische Namen bzw. Geschäftsdaten von ausländischen Partnern werden in den Sanktionslisten bzw. vom Herausgeber der Sanktionslisten transliteriert bzw. romanisiert.
Zum korrekten Abgleich durch das prüfende Unternehmen müssen hier neben der Quellsprache ebenso korrekt transliterierte bzw. romanisierte Datensätze vorliegen inklusive möglicher Varianten in unterschiedlichen Kombinationen.
In Ländern, die nicht-lateinische Schriftzeichen nutzen kann dies eine große Herausforderung darstellen. Denn in der OFAC und weiteren Sanktionslisten finden sich oftmals nicht-lateinische Namen und Daten (z.B. Chinesisch) nur in latinisierter Form (Englisch). Das heißt also, wenn nur der nicht-lateinische Name/Datensatz (z.B. Chinesisch) bekannt ist, kann kein eindeutiger Abgleich erfolgen. Es bedarf daher der Generierung verschiedener Transliterations-Varianten mit unterschiedlichen Kombinationen, um alle Schreibweisen in den Sanktionslisten gegenzuprüfen und die entsprechenden Gesetze einzuhalten.
Das hört sich alles noch recht theoretisch an? Lassen Sie uns dies anhand der relevantesten Sprachen und konkreten Beispielen genauer beleuchten.
Chinesisch
Fangen wir mit einem einfachen Beispiel an. Die Chinesische Transliteration und somit die Sanktionslisten-Prüfung ist insofern einfach, da es eine eineindeutige Transkription bzw. Transliteration gibt, und zwar Pinyin.
Für die Umschrift wird in der Regel Pinyin ohne Tonzeichen verwendet, da diese im Zusammenhang mit der Transliteration nicht benötigt werden.
In der OFAC Sanktionsliste liegen die Chinesischen Namen bzw. Daten nur transkribiert/transliteriert vor. D.h. wenn ein Unternehmen einen Chinesischen Namen mit Chinesischen Zeichen gegen die Sanktionsliste prüfen muss, muss das Unternehmen zunächst selbst eine Transliteration erstellen. Hier liegt oftmals die Herausforderung vor, dass ein Name bzw. Datensatz nicht gefunden werden kann, obwohl dieser in der Sanktionsliste steht, wenn eine andere Transliterations-Variante angewendet wurde als in der Sanktionsliste.
Ein Transliterations-Tool ist somit essentiell, denn es transkribiert die nicht-lateinischen Daten und generiert Varianten zum Datenbanken-Abgleich, beispielsweise mit den Sanktionslisten der OFAC und UN (Sprachversionen). Diese Art der Prüfung wird auch unscharfe Suche oder Fuzzy Search genannt.
Beispiel Chinesisch
In der OFAC-Sanktionsliste ist die original Chinesische Schreibweise nicht vorhanden.
- Name: Original Chinesisch: 陈国平 => “Chen Guoping” (Transliterierte Version)
- Firma: Original Chinesisch (traditionell): 仁达控股集团（上海）有限公司 => “Reach Holding Group (Shanghai) Co.” (transliterierte Version)
Für die chinesische Variante liegt keine latinisierte Transliteration vor. Die englische Version enthält zumindest das chinesische Original beim Firmennamen, nicht jedoch bei der Adresse.
In der UN-Sanktionsliste ist die original Chinesische Schreibweise vorhanden.
- Firma: Original Chinesisch (traditionell): 华信船务(香港)有限公司 => HUAXIN SHIPPING HONGKONG LTD (transliterierte Version)
Die chinesische und Englische Variante finden sich beide jeweils in der jeweiligen Chinesischen und Englischen UN-Sanktionsliste. Die chinesische Version ist in der Chinesischen UN Sanktionsliste nicht transliteriert. In der englischen Version ist der Firmenname im Original vorhanden, alle weiteren Informationen sind jedoch transliteriert.
Koreanisch
Die koreanische Sprache (Südkorea) nutzt ein standardisiertes Transliterations-System von koreanischen in lateinische Zeichen, welches “Revised Romanizaiton of Korean” genannt wird.
In anderen Sprachen gibt es keine standardisierte Romanisierung beziehungsweise diverse offizielle und inoffizielle Schreibweisen. Sehen wir uns diese Beispiele als Nächstes an.
Arabisch & Hebräisch
In der arabischen und hebräischen Sprache gibt es anders als beispielsweise im Chinesischen, keine standardisierte Transliteration.
Insbesondere bei Personennamen gibt es daher verschiedene Varianten wie ein Name geschrieben werden kann, was die Prüfung erschwert. Das liegt daran, dass im Arabischen und Hebräischen in der Regel keine kurzen Vokale geschrieben werden und zudem von rechts nach links geschrieben wird.
Des Weiteren wird das arabische Alphabet in diversen Sprachen genutzt (Syrisch, Saudi-Arabisch, Libanesisch, etc.), was eine einheitliche Umschrift faktisch unmöglich macht.
Beispiel Arabisch
- Da im Arabischen von rechts nach links geschrieben wird und kurze Vokale nicht geschrieben werden, gilt es hier “MHMD” zu transliterieren. Dies bietet die Optionen “Mohamed”, “Muhamed”, “Mohamad” für den Vornamen.
- OFAC hat sich hier für “Mohammad” entschieden, was jedoch nur eine mögliche Variante darstellt und die Notwendigkeit eines Transliterations-Tools deutlich macht.
Für internationale Begriffe wie Firmen, bekannte Marken, Städte, etc. kann man mit Datenbanken arbeiten. QUANTO Solutions nutzt eine Vielzahl an Datenbanken zur Transliteration von arabischen Geschäftsdaten.
Russisch
Sehen wir uns als Nächstes die russische Sprache und Transliteration an. Für die Romanisierung von kyrillischen in lateinische Schriftzeichen gibt es mehr als 10 offizielle Varianten, was die Prüfung von Sanktionslisten wiederum aufwändiger macht.
Je nach Anwendung (Reisepass, Straßenschilder, etc.) oder Anwender (Regierung, Land, Unternehmen, etc.) kommt ein bestimmtes Transliterations-System zum Einsatz.
Beispiel Russisch
- Name: Ислам Сеит-Умарович Атабиев => “Umarovich” laut der Passport-Transliterations-Variante
- In Russland kommt jedoch oftmals auch die sogenannte GHOST-Transliteration zum Einsatz, wonach der Name “Umarovič” geschrieben wird. Auch hier kann ein umfassendes Transliterations-Tool die unterschiedlichen Varianten generieren und gegen die Sanktionslisten prüfen.
Sehen wir uns als nächstes wieder eine asiatische Sprache an.
Japanisch
In der japanischen Sprache ist die Romanisierung ebenso eine Herausforderung. Zwar gibt es eine standardisierte Transkription in lateinische Schriftzeichen, jedoch gibt es vier unterschiedliche japanische Schriften: Kanji, Hiragana, Katakana und Romaji.
Des Weiteren gibt es für Personennamen oft viel Interpretationsspielraum bezüglich der Schreibweise von Lateinischer zu Japanischer Schrift. Umgekehrt, von Japanischer zu Lateinischer Schrift, sind Personennamen eindeutiger zu transliterieren, zumindest was gängige Namen betrifft.
Übersicht über Japanische Schriften
Doch was bedeutet dies nun bei der Prüfung von Sanktionslisten? Gibt es vielleicht eine technische Lösung, die diesen Prozess vereinfacht und beschleunigt?
Technische Integration zum Prüfen von Sanktionslisten
Wenn Ihr Unternehmen mit SAP arbeitet, kann die Sanktionslistenprüfung gemeinsam mit der Transliteration in das System eingebunden werden. So können vielfältige Sanktionslisten sicher, schnell und einfach geprüft werden anstelle von mühsamer und fehleranfälliger manueller Prüfung.
Das sogenannte Sanction Party List Screening (SAP SPL) wird dazu in Ihre individuelle SAP-Lösung integriert, typischerweise in die Global-Trade-Services (SAP GTS) Anwendung. Ein Experte wie QUANTO Solutions berät sie dazu und setzt diese sicher und zuverlässig um. Auch bietet QUANTO Solutions mit dem QTC Produkt eine plattformunabhängige API Lösung zur Sanktionslistenprüfung inklusive Transliteration auch außerhalb des SAP Ökosystems an.
Beispiel SAP
Die Sanktionslistenprüfung stellt die Compliance mit den strengen internationalen Verordnungen sicher. In SAP beispielsweise erfolgt eine automatisierte Prüfung von Stamm- und Bewegungsdaten bereichsübergreifend (Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung) auf Basis der aktuellsten Sanktionslisten.
So funktioniert es genau
- In SAP ERP wird eine Anfrage, ein Angebot, ein Einkaufsbeleg, etc. erstellt.
- Die Datensätze werden bei nicht-lateinischen Schriften in romanische Zeichen transliteriert/transkribiert.
- Schritt 1 löst die automatische Sanktionslistenprüfung in SAP GTS aus. Diese Listen werden von den offiziellen Stellen im XML-Format zur Verfügung gestellt und können somit in SAP GTS integriert. Ebenso können eigene Listen erstellt werden.
- Es können regelmäßige Routine-Prüfungen von Stammdaten erstellt werden sowie erneute Prüfungen bei Aktualisierung der Sanktionslisten (XML Daten).
- Wenn Sie die SAP SPL-Audit-Trail-Funktion nutzen, können Sie die Sanktionslistenprüfung protokollieren und archivieren (rechtliche Absicherung).
Was tun bei Treffern?
Unbedingt handeln, jedoch mit Bedacht! Abhängig vom Land und Treffer können folgende Schritte erfolgen:
- Stellen Sie den Kontakt mit dem Partner unverzüglich ein.
- Kontaktieren Sie die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens oder einen externen Juristen.
- Klären Sie mit dem Rechtsexperten die weiteren Schritte: Bereitstellungsverbot bzw. Geschäftsverbot, Meldung an die entsprechenden lokalen und internationalen Behörden, Einholen von Genehmigungen, Information an den Partner, etc.
Sie sehen, ein Treffer auf einer Sanktionsliste muss nicht unbedingt das Ende einer Geschäftsbeziehung sein. Für mit Sanktionen belegte Partner kann in manchen Ländern und unter gewissen Umständen eine Genehmigung zur Fortführung der Geschäftsbeziehung eingeholt werden.
Dennoch ist es wichtig und rechtlich bindend, die Sanktionslisten zu prüfen, wenn Ihr Unternehmen Auslandsgeschäfte tätigt.
Lösungen für die Sanktionslisten-Prüfung & Mehr
QUANTO Solutions bietet für das Thema Sanktionslisten prüfen und Stammdatenmanagement bei Auslandsgeschäften mit dem QUANTO Transliteration Center (QTC) die perfekte Lösung.
- Automatisierter Sanktionslisten-Abgleich inklusive Transliteration/Transkription und unscharfer Suche (Fuzzy Search) zum Abgleich von Namens- bzw. Daten-Varianten
- Einfache Script-Konvertierung
- Einhaltung von lokalen Gesetzen
- Plattform-unabhängige Restful-API
- Maßgeschneiderte Lösungen für Entwickler
Checkliste Sanktionslisten-Prüfung
- Wer ist in Ihrem Unternehmen für dieses wichtige Thema verantwortlich?
- Soll die Prüfung von Sanktionslisten technisch integriert werden, zum Beispiel in SAP?
- Wie stellen Sie die Zusammenarbeit der Abteilungen, Transparenz und Informationsfluss sicher (lokal und international)?
- Welche Schulungen sind notwendig?
- Müssen Arbeitsanweisungen bzw. Checklisten überarbeitet werden?
- Sind Stichproben-Kontrollen sinnvoll, zur Sicherstellung der Einhaltung der Vorgaben?
Fazit zum Sanktionslisten Prüfen
Die internationale Terrorabwehr verlangt, dass Unternehmen bei Auslandsgeschäften ihre Geschäftspartner gegen die aktuellsten Sanktionslisten prüfen.
Es darf keine geschäftliche Beziehung bzw. wirtschaftliche Kontaktaufnahme mit Personen und Unternehmen erfolgen (Bereitstellungsverbot von Waren, Dienstleistungen, Finanzen), die im Rahmen der Anti-Terror-Prüfung auffällig geworden sind oder die anderweitig sanktioniert sind.
Ein IT Experte wie QUANTO Solutions unterstützt Sie dabei – von der Beratung bis zum Konzept und der Implementierung – sodass Ihr Unternehmen rechtlich abgesichert ist und ausländische Geschäftspartner korrekt gegen die aktuellsten Sanktionslisten prüft.
Vereinbaren Sie ihren kostenlosen Ersttermin noch heute! Wir sind für Sie da – egal ob per Mail, Telefon oder in den sozialen Medien.
